Mailing, czy i jak prowadzić mailing marketingowy

Przepraszam za kolejne opóźnienie. Kolejny post na pewno będzie o bezpłatnych narzędziach pomagających pozycjonować stronę naszego hotelu, ale tymczasem... trafiła mi się wysyłka mailowa. Klient poprosił o pomoc przy wysyłce, ponieważ okazało się, że poprzednia próba była uciążliwa dla działu sprzedaży, a skutki okazały się jeszcze gorsze. Dlatego postanowiłem szybko napisać kilka słów, aby inni mogli uniknąć błędów popełnionych przez mojego klienta.

Na początek, pamiętamy, że wysyłamy maile tylko do osób, które wyraziły na to zgodę. Ponadto dajemy im możliwość "wypisania się" z listy mailingowej. Inaczej, pomijając konsekwencje prawne, po prostu z potencjalnych klientów możemy uczynić sobie zajadłych wrogów. Bardzo wiele osób jest już świadomych i nie chce otrzymywać informacji, o które nie prosiła. Wtedy jest to po prostu spam.

Co klient chciał osiągnąć:

Posiadając bazę mailową kilku tysięcy swoich klientów, którzy wyrazili zgodę na przesyłanie ofert, chciał przesłać zaproszenie na (naprawdę fajną ofertę) walentynkową! Doskonała cena, dobra kolacja i wizyta w spa. Gdyby hotel nie był kilkaset kilometrów za daleko, sam bym się skusił.

Co klient zrobił:

Dział sprzedaży przygotował w edytorze MS Word ofertę, wkleił zdjęcia. Oferta wyglądała OK, zdjęcia robił dobry fotograf, więc też były super. Następnie panie ze "sprzedaży" wkleiły zawartość dokumentu do maila utworzonego w MS Outlook i wklejając paczkami po 20-30 adresów mailowych wysyłały zaproszenia na Walentynkowy wieczór. W treści podany był "kod" oferty uprawniający do znaczącej zniżki.

Co klient osiągnął:

• Mnóstwo maili zostało odrzuconych przez serwery pocztowe - maile wysyłane do grupy (zależnie od administratora poczty) kilkunastu - 30 osób są blokowane przez serwer pocztowy
• Na dziś, brak rezerwacji z podanym kodem
• Adres mailowy hotelu trafił na kilka czarnych list, maile od klientów są odrzucane
• Każdy klient, który dostał maila, mógł też zobaczyć maile innych osób, które akurat trafiły do paczki razem z nim. Kilku klientów zadzwoniło z awanturą, że ich adresy mailowe są rozpowszechniane!
• Klienci, którzy odebrali maila na telefonach, tabletach, najczęściej zobaczyli zamiast ładnego maila "krzaki", bez obrazków.....

Dlaczego tak się stało:

• Outlook NIE jest idealnym narzędziem mailingowym. Używa jako edytora (ukryte) MS Word i generuje mnóstwo śmieciowych znaczników czytelnych tylko dla innych outlook'ów. Dlatego użytkownicy innych programów mailowych mają problem z bardziej wymyślnymi mailami.
• Maile przygotowane w ten sposób NIE formatują się dobrze na ekranach urządzeń mobilnych. Dodatkowo, często pliki obrazków nie są załączone lub są załącznikiem, a nie widoczne w treści
• NIGDY nie wysyłamy maila do wielu osób. Serwery pocztowe mają limity, do ilu odbiorców mogą wysłać. Dlatego albo odrzucą maila, albo zarejestrują jako spam.
• Jeśli musimy wysłać do wielu osób, wysyłajmy jak BCC (ukryte do wiadomości), wtedy mail jest rozesłany do każdego odbiorcy indywidualnie

Mnóstwo pracy, mnóstwo wysiłku a skutek odwrotny od zamierzonego.

Jeśli musimy wysyłać to:

• Maila przygotujmy w html, zdjęcia nie są załączane, ale są umieszczane na serwerze www w treści jest tylko odwołanie. Dzięki temu mail jest lekki, a zdjęcia ładują się przy otwarciu.
• Korzystajmy z szablonu responsywnego (dopasowującego się do różnych wymiarów ekranu). Dzięki temu będzie dobrze wyglądał na telefonie, komputerze czy tablecie.

Przykładowe szablony znajdziemy np Tutaj lub Tutaj

Lub skorzystajmy z pomocy jakiegoś usługodawcy np. Mail Chimp. Niewielkie ilości maili możemy wysłać bezpłatnie, a dostaniemy gotowe szablony i narzędzia do stworzenia maila.

• Wysyłamy (najlepiej automatycznie), sztuka po sztuce, do każdego klienta indywidualnego maila. NIGDY nie stosujemy masowej wysyłki.
• Dołączmy link, gdzie można zrezygnować z udziału w kolejne wysyłce. Czy to będzie adres mailowy, czy formularz na stronie. Dajmy klientowi możliwość. Wtedy, może nie skorzystać :) Jeśli nie dostanie takiej możliwości, od razu poczuje się osaczony, co nie zachęci do współpracy. Nikt z nas nie lubi być pozbawiony możliwości obrony. To jak korzystanie z telewizora, ale bez wyłącznika. Musi pracować, a my musimy oglądać.
• Przed wysyłką sprawdźmy adresy mailowe, czy nie zawierają spacji, polskich znaków, czy są zgodne z wzorcem adresu mailowego. Usuńmy lub zmodyfikujmy błędne, sprawdźmy, że nie powtarzają się wielokrotnie. Unikniemy wielokrotnej wysyłki do tego samego klienta.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą hotelom uniknąć podobnych błędów. Mailing będzie bardziej efektywny i jednocześnie bardziej przyjazny klientom. Mailing to doskonałe narzędzie, pod warunkiem, że będziemy używać go świadomie.